Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
w zakresie współadministrowania Centralnym Rejestrem Kontrahentów
w ramach systemu informatycznego wspierającego Zarządzanie Finansami Miasta Łodzi


TOŻSAMOŚĆ WSPÓŁADMINISTRATORÓW

Współadministratorami są podmioty wskazane w załączniku do niniejszej klauzuli informacyjnej.
 

DANE KONTAKTOWE WSPÓŁADMINISTRATORÓW

Z każdym ze Współadministratorów można się skontaktować pisemnie na adres jego siedziby lub poprzez adresy e-mail. Dane kontaktowe są zawarte w załączniku do niniejszej klauzuli informacyjnej.
 

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORÓW OCHRONY DANYCH KAŻDEGO ZE WSPÓŁADMINISTRATORÓW

Współadministratorzy wyznaczyli inspektorów ochrony danych, z którymi można się skontaktować pisemnie na adres siedziby każdego ze współadministratorów lub poprzez adresy e-mail. Dane kontaktowe są zawarte w załączniku do niniejszej klauzuli informacyjnej
Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie.
 

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Wykonywanie zadań przez Miasto Łódź za pośrednictwem Urzędu Miasta Łodzi i podległych Prezydentowi Miasta Łodzi jednostek organizacyjnych wiąże się z wystawianiem dowodów księgowych podlegających rejestracji we wprowadzonym programie wspierającym Zarządzanie Finansami Miasta (ZFM).

Zgodnie z art. 60 ustawy o samorządzie gminnym, Prezydent Miasta Łodzi jako organ wykonawczy gminy, jest odpowiedzialny za prawidłową gospodarkę gminy i zgodnie z art. 51 ust. 1 tej ustawy realizuje ją w oparciu o przyjętą przez Radę Miejską w Łodzi uchwałę budżetową.

Ze względu na fakt, że wydatki i dochody wszystkich jednostek organizacyjnych są pokrywane z budżetu Miasta Łodzi, a art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych w systemie informatycznym, Prezydent Miasta Łodzi zdecydował o wdrożeniu programu wspierającego Zarządzanie Finansami Miasta (ZFM).

Celem przetwarzania danych jest zatem zapewnienie właściwego zarządzania finansami Miasta Łodzi oraz jej jednostek organizacyjnych i prowadzenie jednej, spójnej gospodarki finansami publicznymi. Dzięki funkcjonalnościom ZFM możliwe jest założenie jednego indywidualnego konta kontrahenta w Centralnym Rejestrze Kontrahentów (CRK) i powiązanie z nim dowodów księgowych wprowadzanych przez poszczególne jednostki organizacyjne.

Dane osobowe pozyskiwane są przez Współadministratorów w związku z realizacją zadań statutowych albo regulaminowych, na podstawie przepisów prawa i dokumentów, złożonych przez Państwa lub sporządzonych przez nich na podstawie przepisów prawa, a informacja
w tym zakresie jest realizowana w odrębnym obowiązku informacyjnym.

Współadministratorzy nie mają dostępu do informacji o sprawach realizowanych przez innych Współadministratorów.

Państwa dane osobowe przetwarzane są w oparciu o przepisy prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane przetwarzane są w oparciu o następujące przepisy prawa:
1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
2. Ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
3. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
5. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji
w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

W niektórych przypadkach Państwa dane w postaci numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej mogą być przetwarzane na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
 

ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. pracownikom współadministratorów, posiadającym stosowne upoważnienia do przetwarzania danych, podmiotom świadczącym usługi informatyczne – firmie Asseco S.A., z którą Miasto Łódź zawarło umowę o wsparcie techniczne systemu informatycznego.
 

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w ramach systemu ZFM i CRK przez następujący czas:
- w przypadku danych osobowych pozyskanych na podstawie wyrażonej zgody - do czasu jej cofnięcia;
- w przypadku danych przetwarzanych w związku z wykonywaniem umów lub innych zobowiązań o charakterze cywilnoprawnym - do czasu wygaśnięcia wszelkich roszczeń
z tytułu rękojmi lub gwarancji, przy czym nie krócej niż do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń wynikających z tych stosunków obligacyjnych;
- w przypadku danych przetwarzanych w związku z obowiązkami o charakterze publiczno-skarbowym - do czasu wygaśnięcia tych zobowiązań lub uprawnień lub upływu okresu przedawnienia.
 

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

W związku z przetwarzaniem danych osobowych posiada Pani/Pan prawo do:

a) dostępu do treści swoich danych, na podstawie art.15 ogólnego rozporządzenia;
b) sprostowania danych, na podstawie art.16 ogólnego rozporządzenia;
c) ograniczenia przetwarzania, na podstawie art. 18 ogólnego rozporządzenia;

Dodatkowo w przypadku, w którym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do usunięcia danych, na podstawie art. 17 ogólnego rozporządzenia.
W przypadku, w którym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do jej cofnięcia, w dowolnym momencie, w formie, w jakiej została ona wyrażona. Od tego momentu Pani/Pana dane nie będą przez nas przetwarzane.
Prawa te są wykonywane przez Panią/Pana również względem tych osób, w stosunku
do których sprawowana jest prawna opieka.
 

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego –
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 531 03 00
 

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe przetwarzane w ramach Centralnego Rejestru Kontrahentów pochodzą
od Współadministratorów wymienionych w załączniku do klauzuli. Dane osobowe zostały zebrane przez Współadministratorów ze względu na realizacją obowiązków wynikających
z przepisów prawa lub zawieranych umów cywilno – prawnych.
Zakres danych obejmuje: typ kontrahenta (osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka), nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL, nazwisko, imię, adres korespondencyjny, imię matki, imię ojca, telefon, e-mail, data urodzenia, obywatelstwo, kod urzędu skarbowego.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, na podstawie szczególnych regulacji prawnych, w tym umów międzynarodowych.
Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
 

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

W zależności od realizowanej sprawy posiadają Państwo obowiązek podania danych lub ich przetwarzanie odbywa się na zasadzie dobrowolnego ich przekazania. Obowiązek podania danych, czy też dobrowolność podania danych osobowych nie ma zastosowania w przypadku realizacji spraw podejmowanych z urzędu przez współadministratorów.
 

ISTOTNE UZGODNIENIA UMOWY ZAWARTEJ PRZEZ WSPÓŁADMINISTRATORÓW

1. Współadministratorzy oświadczają, że znane są im zasady przetwarzania
i zabezpieczenia Danych Osobowych wynikające z RODO oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków administratora Danych Osobowych.
2. Współadministratorzy oświadczają i zapewniają, iż zgodnie z art. 24 RODO posiadają środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zapewnienie zgodności przetwarzania Danych Osobowych z przepisami RODO oraz stosują środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO, a także poddają je przeglądom i uaktualnieniom. Administratorem systemu informatycznego jest Urząd Miasta Łodzi, co wiąże się z odpowiedzialnością za stosowanie odpowiednich narzędzi ochrony informatycznej.
3. Przetwarzanie przez Współadministratorów obejmować będzie następujące rodzaje Danych Osobowych: typ kontrahenta (osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka), nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL, nazwisko, imię, adres korespondencyjny, imię matki, imię ojca, telefon, email, data urodzenia, obywatelstwo, kod urzędu skarbowego.
4. Przetwarzanie danych osobowych przez Współadministratorów będzie dotyczyć następujących kategorii osób: kontrahentów Współadministratorów, podatników, zobowiązanych do dokonania płatności na rzecz Współadministratorów, pełnomocników
i przedstawicieli kontrahentów.
5. Zakres przetwarzania Danych Osobowych, przez każdego z Współadministratorów, będzie dostosowany do potrzeb danego Współadministratora, tak żeby w jak największym możliwym stopniu zrealizować zasadę minimalizacji przetwarzania danych osobowych.
6. Ograniczenie możliwości przetwarzania Danych Osobowych odbędzie się poprzez wprowadzenie zróżnicowanego zakresu uprawnień poszczególnym pracowników Współadministratora. Administrator Zarządzający, na wniosek poszczególnych Współadministratorów, będzie nadawał uprawnienia dostępu określonym użytkownikom poprzez m.in. określenie ich roli w systemie ZFM i możliwych do wykonania operacji na Danych Osobowych znajdujących się w CRK. Każdy z użytkowników ZFM będzie posiadał swój indywidualny login i hasło.
7. Ograniczenie możliwości przetwarzania Danych Osobowych odbędzie się także poprzez wprowadzenie, przez każdego ze Współadministratorów, organizacyjnych środków ochrony Danych Osobowych, poprzez m.in. zobowiązanie użytkowników do zapoznania się i stosowania regulaminu użytkowania ZFM, o którym mowa w ust. 9 poniżej, przeprowadzenie odpowiednich szkoleń i przekazania instrukcji co do zasad obowiązujących przy korzystaniu z ZFM. Przede wszystkim Strony zgodnie oświadczają, że zobowiązują się podjąć wszelkie starania by użytkownicy systemu ZFM dokonywali przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie w sytuacji posiadania do tego podstawy prawnej oraz w celu określonym niniejszą Umową.
8. Współadministratorzy ustalają, że każdy z nich będzie pełnił rolę punktu kontaktowego w celu efektywnej realizacji praw osób, których dane dotyczą, a w szczególności uzyskania miarodajnych informacji o tym jak przebiega proces współadministrowania, jaka jest treść wspólnych ustaleń, co do celów i sposobów przetwarzania, a także jak wygląda kwestia odpowiedzialności każdego z nich za realizację zadań wynikających
z RODO.
9. Współadministratorzy ustalają, że w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą, (w szczególności dotyczy to żądań i oświadczeń w zakresie prawa do informowania i przejrzystej komunikacji, dostępu do Danych Osobowych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia Danych Osobowych, sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych) właściwy będzie Współadministrator odpowiedzialny za merytoryczną realizację zadania, związanego z przetwarzaniem danych osobowych podmiotu, którego to żądanie dotyczy. W przypadku, gdy żądanie zostanie skierowane do więcej niż jednego Współadministratora, to wszyscy Współadministratorzy zobowiązani będą, każdy z osobna, do udzielenia ww. odpowiedzi, po wcześniejszym uzgodnieniu wspólnego stanowiska. Niezależnie od powyższego, Współadministratorzy są zobowiązani współpracować między sobą w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą.
10. Obowiązek informacyjny wskazany w art. 13 i 14 RODO wypełniać będzie, w imieniu wszystkich Współadministratorów, Współadministator, który pozyskał lub pozyska Dane Osobowe, które będą wprowadzone do CRK.

 


 

Copyright © Centrum Administracyjne nr 2 w Łodzi. Wszystkie prawa zastrzeżone.